وبلاگ جامع مدیریت رسول حسن زاده

برون سپاری آموزش های سازمانی
سعید هداوند-مدیر آموزش شرکت صاایران

«با رویکرد به مدل تصمیم گیری منبع یابی استراتژیک»: چکیده: در سازمانهایی که با موضوع تولید سرو کار دارند، سؤال چه چیزی باید در داخل ساخته شود و چه چیزی باید از بیرون خریداری گردد؟ پرسش جدیدی نیست.اما با وجود این سابقه طولانی، تاکنون در زمینه تصمیم برای اجرا یا واگذاری آموزشهای سازمانی، چارچوب های عملی و نظام مند اندکی ایجاد

گردیده یا توسعه یافته است.
موضوع مهمی كه برای نظام های آموزش، مطرح است این است که چگونه با بهره گیری از الزامات برون سپاری، نظیر تعریف استراتژی یا انتخاب درست تأمین کنندگان برونی تصمیم بگیرد که کدام آموزش ها را برون‌سپاری نماید و از منافع آن در صرفه جویی زمان، کاهش هزینه، آزاد سازی منابع و مهمتر از همه ارتقای کیفیت آموزش های سازمانی استفاده نماید.در این مقاله در نظر است با رویکرد به مدل تصمیم گیری منبع یابی استراتژیک ، به برخی نکات مهم و اساسی در تصمیمات مربوط به برون سپاری آموزش پرداخته شود. 

واژه های كلیدی: آموزش، برون سپاری،تصمیم گیری،استراتژی

مقدمه
شکل گیری روش های جدید مدیریتی [كه بر پایه كیفیت، سرعت و پیمانهای همكاری بنا شده‌اند] باعث گردیده تا سازمان ها از فعالیت های جاری به برنامه‌های توسعه ای روی آورند. «جهانی شدن»، «تمركززدایی»، «مدیریت كیفیت»، «ادغام‌ها»، «قابلیت های محوری»، «مدیریت نیروی كار» و«الزامات محیطی، مطالعاتی وارتباطی»، از جمله روش های جدید مدیریتی است كه برنامه‌های سازمان ها را به كلی متحول نموده است.[1] تأمین مطلوب رویکردهای برشمرده، مستلزم آن است که سازمان بر فعالیت هایی كه ارزش افزوده بیشتری ایجاد می‌كنند تمرکز نموده و انجام برخی از فعالیت های خود را به سازمان های تخصصی دیگر واگذار نماید.این مهم می تواند موجب كاهش هزینه و زمان تولید محصولات و خدمات گردیده و اثربخشی فعالیت ها را به حداكثر ممکن برساند.[2]
در سازمان هایی که در تولید فعالیت دارند، سؤال"چه چیزی باید در داخل ساخته شود و چه چیزی باید از بیرون خریداری گردد؟"پرسش جدیدی نیست. اما با این وجود، تاکنون در زمینه تصمیم برای اجرا یا واگذاری آموزش های سازمانی، چارچوب های عملی و نظام مند اندکی ایجاد گردیده یا توسعه یافته است. [3] موضوع مهمی كه برای نظامهای آموزش، مطرح است این است که چگونه با بهره گیری از الزامات «برون سپاری » نظیر تعریف «استراتژی»، «انتخاب درست بنگاه‌های پیمانكار»، ایجاد«فرهنگ‌سازمانی» برای پذیرش این رویكرد و تعریف مجدد آن با توجه به تركیب جدید سازمان، تصمیم بگیرد که کدام آموزش ها را برون‌سپاری كند و چگونه از مکانیزم های موجود استفاده نماید؟ [4] برون‌سپاری آموزش كه بعنوان یك روش واگذاری مطرح است، مانند هر روش دیگری دارای شرایط تعریف شده ای است که اجرای صحیح آن، مزایایی چون كاهش هزینه اجرا، كاهش بودجه مورد نیاز و افزایش سرعت دستیابی به برنامه پیش‌بینی شده را در پی خواهدداشت.[5] در این مقاله با رویکرد به مدل  تصمیم گیری منبع یابی استراتژیک، چارچوبی مفهومی طرح می گردد که از طریق آن عوامل مؤثر بر تصمیم گیری های استراتژیک در واگذاری آموزش ها به تأمین کنندگان بیرونی مورد بررسی قرار می گیرد.

مفهوم شناسی
در معنای عام، برون سپاری به واگذاری فعالیتهای غیر اصلی سازمان به پیمانكاران بیرونی تعبیر می گردد.[6] «شاو و فیر » برون‌سپاری را شكلی از فعالیت پیمانكاری می‌دانند كه قبلاً در سازمان اجرا شده و اكنون انجام آن امور به دیگران واگذر گردیده است.[7] «ون میگم » انتقال مدیریت یا اداره یک فرایند یا فعالیت از واحدهای داخلی به یک ارایه دهنده خدمات خارج ازسازمان را در قالب انعقاد قرارداد مبتنی بر توافقات طرفین، برون سپاری تعریف می نماید.[8]
مؤلف نیز، برون سپاری را رویکردی مدیریتی می داند که بر اساس آن، تصمیمات مربوط به تفویض مسئولیت به مؤسسات بیرونی، جهت انجام خدماتی که جدید بوده یا قبلاً در سازمان انجام می شده اند،اتخاذ می گردد. در این مقاله برداشت اصلی از مفهوم برون‌سپاری، یعنی تصمیم گیری در مورد واگذاری بخشی از فعالیت ها به تأمین کنندگان بیرونی و كم كردن از بار تصدی‌گری سازمان، مورد نظر می‌باشد.

برون سپاری استراتژیک
توجه به مفهوم برون سپاری و پرداختن به موضوعاتی نظیر«چشم اندازآینده»، «قابلیت های كلیدی»، «ساختارسازمانی»، «هزینه‌های جاری و سرمایه ای»، «عملكرد و مزیت های رقابتی فعلی و آینده» لزوم همگرایی با استراتژی های سازمان را ایجاب می نماید. بر این اساس برون سپاری استراتژیک را می توان برآیند چهار مرحله «محک زنی داخلی»،«محک زنی خارجی»، «مدیریت روابط» و «مدیریت برون سپاری» دانست [6]

ضرورت برون سپاری
سازمان هایی كه اجرای بخشی از فرایندهای آموزشی خود را به دیگران سپرده اند چه ضرورت هایی را حس كرده‌اند؟ پاسخ این پرسش در وهله نخست، ممکن است معطوف به عدم زیرساخت های مناسب [تجهیزات، تداركات، فضا] کمبود نیروی متخصص و كیفی، عدم وجود مقررات و سازوكارهای مناسب جهت اجرای موثر آموزش ها شود یا اینکه متوجه منافع مورد انتظار، نظیر کاهش هزینه ها، حركت به سمت كارایی بیشتر، افزایش كیفیت تولیدات و لزوم دسترسی به نیروهای مجرب آموزش دیده گردد. [9] اما كمی تأمل در این ضرورت ها نكات اساسی را روشن می‌سازد. مثلاً چنانچه تأمین کنندگان بیرونی بتوانند فعالیت پیشنهادی سازمان را با شرط حفظ کیفیت در كاركرد و شرایط اجرا، با هزینه پایین‌تری عهده‌دار شوند، آیا باید برون‌سپاری را در زمینه اقتصادی جستجو كرد؟ و اصولاً آیا می‌توان ادعا كرد كه همه فرصت ها و تهدیدات توسط مدیران در هر لحظه قابل شناسایی است و همواره بهترین انتخاب ها را انجام می‌دهند؟ در اغلب موارد، سازمان ها خدمات آموزشی خود را به دلایلی چون «ایجاد فرصت تمرکز بر فعالیت های اصلی»، «توزیع و کاهش هزینه های جاری»، «پرهیز از دوباره کاری ها»، «تأمین سرمایه برای آموزش های پر هزینه»، «افزایش سرعت در حصول اثر بخشی»، «بهره مندی از توانایی علمی سایر سازمان ها»، برون سپاری می نمایند. «ولچ  » و «نایاک » عواملی همچون «افزایش تمركز بر یك فعالیت خاص»، «كاهش و كنترل هزینه‌ها»، «آزاد كردن منابع برای دیگر اهداف» و «مدیریت وظایف مشكل یا كنترل ناپذیر» را در جهت گیری تصمیمات مؤثر می دانند. [10]

شیوه‌های برون‌سپاری
روش های گوناگونی برای برون سپاری آموزش مطرح است. از جمله می‌توان به موارد زیر اشاره كرد:
o    بهره گیری از دانش متخصصان بیرونی.گاهی اوقات، سازمان، با كاركنانی روبرو است كه در انجام وظایف تخصصی دچار ضعف دانشی هستند.در مواردی نیز ممكن است سازمان بنا به ضرورت به نوع خاصی از آموزشها نیاز پیدا كند كه در هر دو مورد، دعوت از متخصصان بیرونی می تواند به رفع نیاز سازمان بیانجامد.سرعت دستیابی به مهارت های مورد نیاز و صرفه جویی در هزینه از مهمترین ویژگی های این رویكرد می باشند. [13]
o    همكاری با دانشگاه ها. شناسایی اعضای هیأت علمی یا متخصان دانشگاهی و بهره برداری از دانش ایشان جهت رفع مشکلات علمی سازمان، از جمله مصادیق همکاری محسوب می گردد. از مهمترین ویژگی های این رویكرد
می توان به دستیابی به مهارت، ایجاد تخصص و ترمیم شكاف های علمی سازمان اشاره نمود.
o    تفاهم‌نامه‌های آموزشی. این همكاری كه بطور رسمی یا غیر رسمی میان دو یا چند سازمان انجام می‌شود، مبنای توسعه یك برنامه آموزشی جدید محسوب می گردد. از ویژگی های اصلی این رویكرد می توان به هزینه كمتر، سرعت بیشتر در رسیدن به اهداف، انعطاف پذیری منابع و کمک به رفع کمبودهای علمی اشاره نمود.

مدل تصمیم گیری منبع یابی استراتژیك
برون سپاری بعنوان بخشی از تصمیمات راهبردی سازمان تلقی گردیده و عواملی چون چشم‌انداز، شایستگی‌های اصلی، ساختار، هزینه‌ها و مزیت های رقابتی را در مقایسه با سایر تصمیمات مورد توجه قرار می دهد. ذیلاً ابعاد موضوع برون سپاری آموزش توسط مدل مفهومی تصمیم گیری منبع یابی استراتژیك آورده می شود.
نقطه شروع مدل مذکور از اینجا است كه آیا تصمیمات اتخاذ شده استراتژیك هستند؟(1) چنانچه استراتژیك باشند، سؤال بعدی مربوط به تأمین هزینه آن است(2) اگر هزینه اجرا در خارج از سازمان پایین‌‌تر از هزینه اجرا در داخل باشد، سؤال آن است كه آیا نیازی به سرمایه گذاری وجود دارد؟(3) اگر نیاز به سرمایه‌گذاری نباشد، سازمان باید نسبت به اجرای تصمیمات در داخل اقدام نماید (4) اما اگر نیاز به سرمایه‌گذاری باشد باید به لحاظ بازگشت سرمایه توجیه مالی وجود داشته باشد(5) اگر تحلیل های انجام شده، بازگشت سرمایه را تضمین نمود، می بایست سرمایه‌گذاری مربوطه را انجام داد(6).برای سرمایه‌گذاری هایی كه بازگشت سرمایه مطلوب نیست، این سؤال طرح می گردد که آیا تأمین كننده بیرونی وجود دارد یا نه؟(10) در مواردی كه تأمین كننده‌ بیرونی وجود ندارد چاره‌ای جز اجرا در داخل سازمان نیست(4) اما اگر تأمین كننده بیرونی وجود داشت، موقعیت استراتژیك تصمیم، باید بازنگری شود(11) این امر موجب می گردد که فرایند برون سپاری در یك حلقه بازخورد قرار گیرد و تضمین شود كه تصمیم اتخاذ شده واقعاً استراتژیك است. اگر تصمیم اتخاذ شده برای دومین بار در این حلقه(9) استراتژیك شناخته شود، سازمان باید سرمایه‌گذاری و اجرای فوری آن را در دستور کار قرار دهد. با فرض اینكه تصمیم مورد بحث، استراتژیك تشخیص داده نشود(1) سؤال این است كه آیا سازمان قابلیت اجرای آن را دارد؟ (20) اگر قابلیت اجرا را نداشت(30) می بایست گزینه برون سپاری را انتخاب نماید(31) ولی اگر برون سپاری نتواند نیاز سازمان را برآورده نماید، مشخصات تصمیم مورد نظر نیاز به ارزیابی مجدد دارد(32) در غیر این صورت، سؤال مهم، تأمین ظرفیت فعلی در داخل سازمان است(21) اگر منابع در دسترس و استفاده از آنها اقتصادی باشد، سازمان باید اجرای داخلی را انتخاب نماید(23) ولی اگر هر یك از منابع در دسترس نباشد و هزینه برون سپاری بیشتر از اجرای داخل باشد(24) سؤال نهایی این است كه آیا كمبود منابع قابل رفع هستند یا خیر؟ (25) البته قبل از هر تخصیص نسبی باید تبادل بین منابع مختلف تأمین نیازها بطور كامل ارزیابی شود. این عمل باعث می شود كه فرایند تصمیم گیری دوباره در یك حلقه بازخورد قرار گیرد(27) تا تضمین شود كه منابع تا حد ممكن بصورت بهینه آرایش می‌شوند. وجود حلقه كنترل/ بازخورد جهت بازنگری تصمیمات استراتژیک(11) مثلاً اینکه آیا اثربخشی دوره می‌تواند بوسیله یك تأمین كننده تضمین شود - از برجسته ترین ویژگی های مدل تصمیم گیری منبع یابی استراتژیک می باشد که در شکل شماره 1، بدان پرداخته شده است. [11]

فرایند اجرایی
با توجه به پیچیدگی های مدل یاد شده در ارزیابی آمادگی نظام آموزش برای برون سپاری، استفاده از فرایندی سیستماتیك در تصمیم گیری ها ضروری به نظر می‌رسد. پیش نیاز این فرایند، پاسخگویی به سؤالات زیراست: [12]

    آیا برون سپاری• منطقی به نظر می‌رسد؟ ارزیابی اولیه می بایست مشتمل بر تحلیل هزینه‌ها و خدمات به همراه نظر نظام آموزش در رابطه با مسایل و مشكلات احتمالی و احتمالات مفروض بر برون‌سپاری صورت پذیرد.
    آیا اهداف از طریق برون• سپاری قابل دستیابی هستند؟پاسخ این سؤال، مستلزم پرداختن به این موضوع  است که به چیز می‌خواهید دست یابید، نه اینكه چگونه می‌خواهید آن را بدست آورید.ارزیابی میزان تأثیر گذاری برون سپاری بر استراتژی های آموزش و ارزیابی قابلیت های نظام آموزش برای رسیدن به اهداف پیش بینی شده از جمله اقدامات عملی برای پاسخگویی به این سؤال می باشد.
    آیا نظام• آموزش آماده برون سپاری است؟میزان آمادگی نظام آموزش متأثر از فاكتورهایی نظیر كاركنان و افراد ذیربط، ساختار آموزش، سبك مدیریت و قابلیت مدیریت قراردادها است.
    گزینه‌های برون سپاری كدامند؟ در این مرحله،• امكان انجام فعالیت مورد نظر در حالت كارا و اثربخش از لحاظ هزینه‌ای و سادگی انجام در داخل سازمان بررسی می گردد. در صورت عدم امكان، ضروری است تا گزینه‌های بیرونی برای تأمین و انجام فعالیت های مورد نظر تعیین شوند.
   • ویژگی های تأمین کنندگان بیرونی چیست ؟یك تأمین كننده ایده‌ال چه ویژگی هایی دارد؟ باید واجد چه قابلیت هایی باشد؟ پس از تهیه فهرستی از تأمین كنندگان، می‌توان اطلاعات مورد نیاز را از آنها درخواست نمود.
   • تدابیر و تاكتیك های مذاكره و گفتگو چیست؟این مسأله مشتمل بر مواردی نظیر دامنه فعالیت ها، مسایل مربوط به هزینه و قیمت، تغییرات و فسخ قرارداد و ساختار تیم مذاكره كننده است.
در شکل شماره 2، اقدامات لازم برای طرح ریزی مؤثر فرایندهای برون سپاری آورده شده است. [12]

1-    آیا برون سپاری آموزش گزینه مناسبی است؟
-    جمع آوری داده‌های مرتبط با برون سپاری آموزش مورد نظر
-    مصاحبه با مدیریت ارشد
-    مصاحبه با عوامل ذیربط
-    ارزیابی اولیه
-    گزارش نهایی     4-  ارزیابی گزینه‌های برون سپاری برحسب فعالیتها و عملیات
-    ترسیم نظام آموزش برحسب فعالیت ها
-    تحلیل و بررسی فعالیتها و گزینه‌ها
-    تعیین گام‌های موقتی برای برون سپاری فعالیت مورد نظر
-    طرح اولیه
-    پیشنهاد نهایی
2-    آیا اهداف از طریق برون سپاری قابل دستیابی هستند؟
-    بررسی میزان تاثیر برون سپاری بر تحقق استراتژی آموزش
-    بررسی اهداف هزینه‌ای
-    بررسی اهداف سازمانی
-    ارزیابی اولیه
-    گزارش نهایی     5-  درخواست اطلاعات از تامین كنندگان
-    تعیین سوابق و مشخصات تامین كنندگان
-    درخواست اطلاعات
-    تعیین معیارهای كارایی
-    ارزیابی اطلاعات
-    درخواست ارائه طرح های پیشنهادی
3-  آیا نظام آموزش آمادگی برون سپاری را دارد؟
-    نیازسنجی برای یكپارچگی عملیات
-    بررسی ساختار اجرایی نظام آموزش
-    گزارش اولیه
-    گزارش نهایی    6-  انتخاب تامین كنندگان و مذاكرات توافقی
-    انتخاب تامین كنندگان
-     مذاكرات مربوط به قرارداد
-    مدیریت تامین كننده
-    انجام بازدیدهای دوره‌ای

بعد از ارزیابی میزان آمادگی نظام آموزش، می توان فرایند اجرایی مدل یاد شده را بدین شکل صورت داد.
   • تعیین مرجع تصمیم گیرنده. مسئولیت تصمیم‌گیریهای کلان در فرایند برون‌سپاری را برعهده خواهد داشت. با توجه به ماهیت استراتژیك آموزش، این تصمیمات توسط کمیته ای متشکل از مدیریت ارشد، متخصصان آموزش و عوامل ذیربط اتخاذ می گردد.
     تدوین فرایند های اجرایی. در این مرحله مشخص• می‌شود كه چه فعالیتهایی باید در داخل سازمان اجرا گردد و كدام فعالیت ها باید برون سپاری شوند؟
     انتخاب پیمانكار . انتخاب پیمانكار یك• مسأله تصمیم‌گیری چند معیاره/ چند هدفی/ چند مشخصه‌ای است كه در آن آلترناتیو‌ها و معیارهای انتخاب پیمانكاران [هزینه، زمان، كیفیت و غیره] بررسی می شوند.
    تنظیم قرارداد. قرارداد منعقده باید ضمن جامعیت،• آنقدر در سازگاری با محیط منعطف باشد كه محدودیت هایی چون اطلاعات ناقص و عدم قطعیت در آن اثر گذار نباشند.
    تصمیم‌گیری در خاتمه روابط برون سپاری. در این زمینه سازمان یكی از سه گزینه زیر را پیش رو خواهد داشت:•
-    اجرای برنامه در داخل. در پروژه‌های کوتاه مدت آموزشی كه از طریق واگذاری پیاده و اجرا می‌شود، معمولاً پس از یك دوره برون سپاری، فعالیت و یادگیری، به داخل سازمان آورده می‌شود.
-    ادامه فعالیت پیمانكار فعلی. ادامه همكاری با پیمانكار فعلی، یكی از آلترناتیوهایی است كه در هنگام خاتمه روابط می‌توان از آنها استفاده نمود.
-     انتقال فعالیت به پیمانكار جدید. معمولاً در شرایطی كه از پیمانكار فعلی رضایت كافی وجود نداشته باشد و سازمان همچنان تمایل به برون سپاری داشته باشد، این گزینه انتخاب می‌شود.
تبیین فرایندهای یاد شده، به معنای آمادگی برای مواجهه با چالشهاست، ولی قبل از هر چیز باید مشخص شود که از مراحل برشمرده شده چه انتظاری می رود و برآیند هر کدام چیست؟ پاسخ به این سؤال و اتکا بر اهداف و استراتژی سازمان، اطمینان بیشتری در تصمیمات اتخاذ شده ایجاد می نماید.

ملاحظات سازمانی
مدل تصمیم گیری منبع یابی استراتژیک، با تمركز بر دو جهت سعی در توسعه آموزشهای سازمانی دارد. اول تمركز بر منابع اصلی سازمان و حداکثر بهره برداری از امکانات داخلی ودوم برون سپاری فعالیت هایی كه سازمان دارای قابلیت خاصی در آن زمینه نیست. [13] ضروری است قبل از هر اقدام جدی، برنامه و رویكرد مشخصی برای دستیابی به اهداف پیش بینی شده تعیین گردد. به همین منظور لازم است كه بررسی شود آیا موقعیت سازمان برای برون سپاری آموزش مناسب است یا خیر؟ تمرکز بر مواردی كه می توانند با برون سپاری بهبود یابند [هزینه، قابلیت ها ، تمركز مدیریت]، مواردی که می توانند بر فرایند برون سپاری اثر گذار باشند [ملاحظات و موارد مرتبط به قابلیت ها و محدودیتهای موجود] و محاسبه میزان كارایی و اثربخشی هزینه‌های برون سپاری به نظام آموزش کمک خواهد نمود تا تصمیماتی را كه بطور بالقوه بهترین گزینه برای  تعیین فرایند برون سپاری هستند، شناسایی و انتخاب نماید.

منافع و چالش ها
با توجه به شرایط محیطی و الزامات آموزشی، برون سپاری این امکان را  برای نظام آموزش فراهم می آورد که متناسب با حوزه تخصصی سازمان، آموزش های مورد نیاز را با اطمینان بخشی وکیفیت بالاتر ارایه نماید. آشنایی با منافع حاصل از برون سپاری، به تصمیم گیری درست نظام آموزش، برای بهره گیری از منابع بیرونی کمک خواهد نمود:
-    اقتصادی شدن برنامه ها در زمینه طراحی، برنامه‌ریزی، اجرا و ارزشیابی
-    دسترسی به تجربیات سایر مراكز و متخصصان خارج از سازمان
-    كسب مهارت های جدید
-    پركردن شكاف های آموزشی موجود از طریق بكارگیری ایده‌های نو و ظرفیت های بیرونی
-    ایجاد انعطاف‌پذیری در منبع یابی
-    كاهش زمان رسیدن به اثربخشی لازم
-    ایجاد امكان تمركز بر فعالیت های اساسی

-